Sådan frigør du effektivt plads i Gmail og din Google-konto

Hjem » Android » Sådan frigør du effektivt plads i Gmail og din Google-konto

Hvis du har brugt din Google-konto i årevis, er det nemt at få den frygtede Gmail-advarsel en dag: du er ved at løbe tør for plads . Mellem gamle e-mails, enorme vedhæftede filer, fotos og dokumenter i Drev bliver de 15 GB gratis lagerplads (eller din virksomheds eller universitets arbejdsplads) fyldt hurtigere op, end du ville forvente.

Den gode nyhed er, at du med et par velgennemtænkte trin kan gendanne mange gigabyte på bare et par minutter uden at miste noget virkelig vigtigt. I denne guide ser du trin for trin og med specifikke tips, hvordan du rydder op i Gmail, Drev, Google Fotos og Google One for at maksimere din lagerplads og undgå at skulle betale for mere plads, hvis du ikke ønsker det.

Sådan finder du ud af, hvad der optager plads på din Google-konto

Før man sletter noget overhovedet, er det afgørende at være klar over, hvor pladsen skal hen : om det er til e-mails, Drive-dokumenter eller fotos og videoer.

Den hurtigste måde at se dette på er at gå til drive.google.com/drive/quota . Denne side viser dig en liste over dine Drive-filer sorteret fra største til mindste, og også hvor meget lagerplads du bruger på tværs af Google Drev, Gmail og Google Fotos . Dette vil hjælpe dig med at finde ud af, hvor du skal fokusere din indsats: måske er det ikke så meget e-mailsene, men en masse kæmpe videoer i Drev eller glemte sikkerhedskopier.

Hvis din konto er en virksomheds-, skole- eller universitetskonto, der bruger Google Workspace, skal du huske, at din lagergrænse er fastsat af din licens eller administrator . Nogle organisationer er skiftet fra ubegrænset lagerplads til specifikke kvoter (f.eks. 200 GB for medarbejdere, 50 GB for studerende eller endda 1 GB for alumner). Hvis du falder ind under en af ​​disse kategorier, er denne oprydning endnu vigtigere.

Husk også, at oplysninger om ledig plads ikke altid opdateres med det samme . Nogle gange, efter sletning af mange filer eller e-mails, kan det tage flere timer eller endda et par dage, før den tilgængelige plads præcist afspejler sig. Bare rolig, hvis du ikke ser ændringen med det samme.

Alt på din konto optager plads: e-mails (inklusive spam og papirkurv), Drive-filer og billeder/videoer fra Google Fotos . Nøglen er at tage fat på de største elementer først: store vedhæftede filer, videoer og sikkerhedskopier.

Ryd op i store filer i Google Drev

En betydelig del af lagerpladsen er ofte på Google Drev, især store filer som videoer, store PDF-filer, sikkerhedskopier og software. At starte der kan frigøre gigabyte på bare et par minutter.

Gå til drive.google.com/drive/quota . Du vil se alle dine filer sorteret efter størrelse, fra største til mindste. Markér dem øverst: det er normalt videoer, komprimerede filer (ZIP, RAR), store billeder eller tekniske dokumenter, du ikke længere har brug for.

Når du finder noget, du vil fjerne, skal du højreklikke på filen og vælge "Flyt til papirkurven ". Du kan vælge flere filer på én gang for hurtigere behandling. Du kan også bruge Drevs søgefelt til at finde bestemte mapper eller filtyper, du ikke længere har brug for.

Bemærk denne vigtige detalje: Filer, der sendes til papirkurven i Drev, fortsætter med at optage plads, indtil du tømmer den. For at sikre, at oprydningen træder i kraft, skal du gå til afsnittet "Papirkurv" i Drev, kontrollere, at der ikke er noget, du vil gendanne, og klikke på "Tøm papirkurv ". Fra det øjeblik slettes disse filer permanent, og pladsen frigøres.

Hvis du sletter mange filer på én gang, kan det tage et stykke tid, før lagerpladsen opdateres . Det er normalt, at lagerpladstælleren ikke falder med det samme; giv systemet lidt tid.

Find og slet de e-mails, der optager mest plads i Gmail.

I Gmail er det normalt ikke beskederne i sig selv, der fylder mest plads, men snarere store vedhæftede filer (videoer, præsentationer, PDF-filer med flere sider, billeder i høj opløsning osv.). Oprydning af disse e-mails er en af ​​de mest effektive måder hurtigt at frigøre plads på.

Gmail har ikke en knap til at sortere efter størrelse, men du kan filtrere efter filstørrelse ved hjælp af avanceret søgning . Åbn Gmail, og klik på pil ned til højre for søgefeltet for at få adgang til de avancerede muligheder.

I det vindue, der åbnes, skal du finde feltet "Størrelse" . Der kan du angive, at du kun vil se e-mails, der er større end en bestemt størrelse (f.eks. 10 MB eller 15 MB). Klik på "Søg", og Gmail viser dig alle meddelelser, der overskrider denne grænse, normalt dem med store vedhæftede filer.

Du kan også gøre det samme endnu hurtigere ved hjælp af søgeoperatorer. Hvis du for eksempel skriver larger:10M i søgefeltet , viser Gmail alle e-mails, der er større end 10 MB. Hvis der ikke vises noget med 50M, kan du prøve 10M eller endda 5M, indtil du finder området med de største e-mails.

Når du har disse beskeder i visning, skal du vælge dem, du ikke har brug for, og slette dem . Hvis du vil gentage denne oprydning fra tid til anden uden at skulle huske kommandoen, kan du oprette et bogmærke i din browser med en URL som https://mail.google.com/mail/u/#search/size:10M (erstat 10M med din foretrukne størrelse).

Slet gamle e-mails, du ikke længere har brug for

Det er ikke kun de vedhæftede filer, der optager plads; års brug akkumulerer også tusindvis af e-mails, der ikke længere giver mening : notifikationer på sociale medier, nyhedsbreve, advarsler fra tjenester, du ikke længere bruger... Oprydning efter alder er en anden meget effektiv taktik.

For at gøre dette skal du bruge Gmails avancerede søgning igen, som du kan få adgang til ved at klikke på pilen ud for søgefeltet. Find feltet "Datointerval" i det vindue, der åbnes . Du kan vælge en bestemt dato og bede Gmail om at vise dig e-mails, der er sendt før denne dato.

For eksempel kan du indstille en deadline og få den til at vise dig alt, der er modtaget i indeværende år eller tidligere år. Dette giver dig mulighed for at finde meget gamle beskeder , som du sandsynligvis ikke længere behøver at gemme.

Hvis du er fortrolig med operatorer, kan du også skrive søgninger som før:2021/01/01 for at se alt før, f.eks., januar 2021. På samme måde kan du kombinere datoer med størrelse ved at bruge noget i retning af larger:5M før:2022/01/01 for at finde store, men gamle vedhæftede filer.

Når du har de gamle e-mails på skærmen, så gennemgå dem hurtigt og slet alt det, du ikke vil beholde . Hvis du er tøvende med at slette alt, kan du altid udelade vigtige beskeder fra banker, kontrakter eller juridiske anliggender.

Husk, at alt, hvad du sender til papirkurven, vil fortsætte med at optage plads, indtil du tømmer den . Vi ser på, hvordan vi gør det korrekt senere.

Spam, papirkurv og andre mapper, der også optager plads

Mange tror, ​​at beskeder i Spam eller Papirkurv "ikke tæller med", men i Gmail optager alle gemte beskeder plads , uanset hvor de er. Hvis du aldrig har rørt disse mapper, har du muligvis tusindvis af glemte e-mails der.

For at få adgang til disse sektioner skal du klikke på "Mere" i Gmails sidebjælkemenu (hvis du ikke ser dem med det samme). Yderligere mapper vises, herunder "Spam" og "Papirkurv ". Gå først til Spam og klik på "Slet alle spambeskeder nu" for at tømme den på én gang. Hvis du foretrækker det, kan du kun vælge og slette nogle få beskeder.

Gå derefter til mappen "Papirkurv" . Her kan du se alt, hvad du for nylig har slettet. Gmail sletter det automatisk efter 30 dage, men hvis du har brug for plads nu, kan du klikke på "Tøm papirkurven nu ". Dette vil slette beskederne permanent og frigøre plads.

Bemærk venligst, at når du har tømt papirkurven, kan du ikke gendanne disse e-mails . Hvis du har spørgsmål om en e-mail, kan du lægge den i papirkurven, og den vil automatisk blive slettet efter en måned.

Den samme logik gælder også for andre tjenester: i Google Fotos, Drev eller endda i sikkerhedskopier på nogle mobiltelefoner genbruger papirkurven plads, indtil du tømmer den . Det er en god idé at tjekke den fra tid til anden.

Ryd op i billeder og videoer i Google Fotos for at frigøre plads

Billeder optager plads, men videoer er virkelige gigabyte-svin . Hvis du laver mange automatiske sikkerhedskopier, kan en god del af din lagerplads blive brugt op af blot fire eller fem lange videoer.

For at finde dem hurtigt, gå til https://photos.google.com/search/_tv_video . Der kan du se dine videoer organiseret, og du kan vælge dem, du ikke har brug for. Når du har foretaget et valg, skal du klikke på "Slet" for at sende dem til papirkurven i Fotos.

Der er også en mindre kendt sektion: https://photos.google.com/unsupportedvideos . Denne side viser videoer, som Google Fotos ikke genkender som kompatible, og derfor ikke vises i almindelige søgninger. Selvom de ikke vises i dine albummer, optager de stadig lagerplads . Gennemgå dem, og slet alt, hvad du ikke har brug for.

Ud over videoer kan du bruge Google Fotos' søgefunktion eller fanen Udforsk til at finde grupper af billeder, der er kandidater til oprydning: skærmbilleder, slørede fotos, dubletter, fotos af dokumenter, du allerede har gemt et andet sted osv. Du kan også rulle gennem dine ældre fotos og slette alt, der er tydeligvis unødvendigt.

Når du har ryddet op, skal du gå til sektionen "Papirkurv" i Google Fotos og bekræfte, at du vil slette billederne og videoerne. Tryk derefter på "Tøm papirkurv ". Fra det øjeblik vil disse elementer blive slettet permanent, hvilket frigør den plads, de optog. Hvis du sletter hundredvis eller tusindvis af billeder på én gang, er det normalt, at lagerpladstælleren tager lidt tid at justere.

Brug Google One til at administrere og frigøre lagerplads

Google One handler ikke kun om at betale for mere lagerplads: det tilbyder også en meget praktisk lageradministrator , der hjælper dig med at finde og slette indhold, du ikke har brug for i Gmail, Drev og Fotos.

Gå til one.google.com på din computer, og naviger til sektionen "Lagerplads" . Der vil du se en sektion kaldet "Genvind din plads" eller "Frigør kontoplads". Klik på den for at få adgang til oprydningsprogrammet.

Systemet viser dig forskellige kategorier af indhold, du kan slette: store filer, elementer i papirkurven, spam-e-mails, store vedhæftede filer og slørede fotos , blandt andet. Du kan indtaste hver kategori og vælge, hvad du vil slette. Afhængigt af filtypen har du muligheder for at sortere efter størrelse, dato eller type.

I tilfælde af Google Fotos, hvis du ser noget, du vil gemme, før du sletter det, kan du trykke på "Download" for at gemme en lokal kopi. Når du har gennemgået alt, skal du vælge de elementer, du ikke har brug for, og klikke på "Slet permanent" (eller "Flyt til papirkurven" i tilfælde af Fotos). Efter bekræftelse begynder pladsen at blive frigjort.

En anden fordel ved Google One er, at det centraliserer lageroplysninger på tværs af alle tjenester og muliggør løsninger på almindelige problemer, f.eks. når lagerpladsen ikke øges umiddelbart efter sletning af ting eller opgradering til et større abonnement.

Hvad sker der, når du løber tør for plads på Google?

Hvis du løber tør for din kvote (uanset om det er de gratis 15 GB eller Google Workspace/Google One-kvoten), slettes dine filer ikke, men mange funktioner blokeres, indtil du frigør plads eller opgraderer dit abonnement.

I Gmail vil du ikke længere kunne sende eller modtage e-mails. Beskeder, der sendes til dig, sendes tilbage til afsenderen med en besked om, at din postkasse er fuld. I Google Drev vil du ikke kunne uploade nye filer eller oprette nye dokumenter i Docs, Sheets, Slides, Forms, Tegninger eller Videoer. Derudover vil dine delte filer ikke længere kunne redigeres eller kopieres af andre.

I Google Fotos stopper automatiske sikkerhedskopier: ingen nye billeder eller videoer gemmes, før du har nok plads igen. Alt, der allerede er uploadet, gemmes, men intet nyt tilføjes.

For at komme ud af denne situation har du to muligheder: frigør plads ved at slette indhold (som vi forklarer) eller køb mere lagerplads med Google One. Hvis du beslutter dig for at ændre dit abonnement, skal du huske, at den nye grænse erstatter den gamle, den føjes ikke til den. Hvis du f.eks. går fra 100 GB til 200 GB, betyder det, at din nye samlede grænse bliver 200 GB.

Efter du har ændret dit abonnement, er det normalt, at det nye område tager op til 24 timer, før det vises . Hvis det stadig ikke er opdateret efter dette tidspunkt, kan du prøve at logge ud og ind igen ved hjælp af et inkognitovindue eller en anden browser (Chrome, Edge, Firefox osv.). På iPhones og iPads hjælper det nogle gange blot at lukke og genåbne Google One-appen.

Administration af lagerplaner og abonnementer

Hvis du har købt et Google One-abonnement på nettet eller en Android-enhed, er det ikke helt det samme at administrere dit abonnement, som hvis du havde købt det i Apple App Store . Det er vigtigt at forstå dette for at undgå forvirring, når du vil ændre eller opsige dit abonnement.

Når du tilmelder dig Google One via nettet, kan du ændre dit abonnement eller opsige det direkte på one.google.com . Gå til "Indstillinger", og søg efter muligheden "Skift abonnement" eller "Opsige abonnement". Der kan du vælge en ny lagergrænse (månedlig eller årlig) eller opsige tjenesten.

Hvis du vil administrere dit abonnement fra en iPhone eller iPad, skal du have købt abonnementet via App Store . Hvis du har købt det online, kan du ikke ændre det fra iOS-appen. Du skal først opsige det online og derefter købe et nyt abonnement via App Store for at administrere det derfra.

Dobbelttjek også, at du bruger den rigtige konto: det er relativt nemt at betale for et Google One-abonnement på en konto, der ikke er din primære e-mailadresse . Hvis du ser betalingen på dit kort, men lagerpladsen ikke er, som du forventer, skal du kontrollere, om du er logget ind med flere konti på samme tid, og om nødvendigt annullere abonnementet på den forkerte konto og tilmelde dig igen på den rigtige.

Husk endelig, at hvis du havde kampagnelagerplads (f.eks. fra køb af en enhed) , forbliver den ekstra lagerplads gyldig, selvom du ændrer dit abonnement, så længe kampagnen stadig er gyldig.

WhatsApp-sikkerhedskopier og andre elementer, der optager plads uden at du bemærker det

Hvis du bruger en Android-telefon, kan dine WhatsApp-sikkerhedskopier optage en betydelig del af din Google-lagerplads uden at du overhovedet er klar over det.

For at gennemgå dem fra Google One-appen skal du åbne appen på din telefon, gå til fanen "Lagerplads" og trykke på "Frigør kontoplads ". Der finder du en specifik sektion til WhatsApp i sektionen "Slet andre elementer" . Derfra kan du vælge en sikkerhedskopi og trykke på "Slet sikkerhedskopi ".

Hvis du foretrækker at gøre det fra din browser, skal du gå til one.google.com/backup/management/whatsapp . Der kan du se de eksisterende sikkerhedskopier og, ud for hver enkelt, knappen "Slet sikkerhedskopi" . Selv hvis du sletter sikkerhedskopien, vil WhatsApp stadig kunne oprette nye sikkerhedskopier i fremtiden, hvis du har funktionen aktiveret i appens indstillinger.

Tjek også eventuelle andre sikkerhedskopier, der måtte være på din Google-konto (f.eks. fra ældre enheder). Du vil ofte blive overrasket over, hvor meget plads du kan gendanne ved at slette sikkerhedskopier fra telefoner, du ikke længere bruger.

Hvis du deler lagerplads med et Google One-familieabonnement, skal du huske på, at alle familiemedlemmer bruger den samme mængde lagerplads . Hvis nogen bruger for meget, skal du koordinere med den pågældende person, eller, hvis du er administrator for familiegruppen, gennemgå hvert medlems forbrug og aftale en fælles oprydning.

Bedste fremgangsmåder til at forhindre, at Gmail fyldes op så hurtigt igen

Når du har gjort den store oprydning, kommer den vigtige del: at forhindre, at pladsen fyldes op igen om to dage . Med et par enkle vaner kan du holde din konto sund i meget længere tid.

Til at begynde med, så gør det til en vane at gemme vigtige vedhæftede filer uden for Gmail . Hvis en fil er vigtig, så download den og upload den til Google Drev (eller en anden cloud-lagringstjeneste), eller læg den på en ekstern harddisk. At bruge e-mail som en permanent lagringsplacering til store filer er en opskrift på at fylde dine gigabyte.

En anden effektiv metode er at afmelde nyhedsbreve og abonnementer, der ikke længere gavner dig. Hvert nyhedsbrev, du ikke læser, er en konstant strøm af e-mails, der kun kommer i vejen. Mange beskeder indeholder et afmeldingslink; hvis du bruger et par minutter på at gøre dette, kan du spare hundredvis af e-mails om måneden.

Derudover giver Gmail dig mulighed for bedre at organisere din indbakke ved hjælp af etiketter og kategorier ("Primær", "Social", "Kampagner", "Notifikationer", "Fora" osv.). Disse frigør ikke plads i sig selv, men de gør det nemmere at identificere grupper af uhensigtsmæssige e-mails (f.eks. gamle kampagner) og slette dem samlet uden bekymringer.

Når du vil gemme en e-mail, men ikke kan se den i din indbakke, skal du bruge "Arkiv" -funktionen . Beskeden flyttes fra hovedvisningen til "Alle indbakker", og du kan finde den senere ved hjælp af søgefunktionen uden at forstyrre din daglige rutine. Arkivering sparer dog ikke lagerplads: e-mailen optager stadig den samme mængde plads , men i det mindste vil alt være mere organiseret.

Sæt endelig tid af en gang imellem (f.eks. en gang om måneden) til at gentage nogle af de vigtigste søgninger: larger:10M , e-mails ældre end en bestemt dato, rydning af spam og papirkurv, kontrol af papirkurven i Drev og Google Fotos… Med denne enkle rutine undgår du at nå din lagergrænse og kan fortsætte med at bruge Gmail og resten af ​​tjenesterne med ro i sindet.

Ved at følge disse kombinerede strategier – at identificere, hvad der optager mest plads, rydde op i store Drive-filer, slette e-mails med mange vedhæftede filer, tømme spam og papirkurv, gennemgå billeder og videoer, gennemgå Google One-administratoren og justere sikkerhedskopier og abonnementer – er det fuldt ud muligt at genvinde en god mængde plads i Gmail og din Google-konto uden at opgive det, der virkelig er vigtigt, og uden at blive tvunget til at købe mere lagerplads, hvis det ikke er det værd.