Sådan skriver du ekstra lange e-mails på en pc ved kun at bruge tale

Hvis du bruger din dag på at besvare e-mails, har du sikkert tænkt mere end én gang på det Vi skriver meget langsommere end vi talerDet mærkelige er, at vi mentalt er i stand til at forklare en kompleks idé højt på få sekunder, men så bruger vi adskillige minutter på at skrive den samme besked for at gøre den "pæn".

Den gode nyhed er, at der i dag ikke er nogen grund til at lide: Du kan skrive ekstra lange e-mails på din pc blot ved at tale.Udnyt Microsoft 365's dikteringsfunktioner, indbyggede Windows- og macOS-funktioner eller endda specifikke udvidelser, der omdanner dine talebeskeder til polerede, professionelle e-mails. Nedenfor finder du en detaljeret forklaring på, hvordan disse værktøjer fungerer, hvordan du konfigurerer dem, og endda hvordan du dikterer tegnsætningstegn eller specialsymboler på forskellige sprog.

Hvorfor det er værd at diktere dine e-mails i stedet for at skrive dem

Den første ting at forstå er det Vi kan læse omkring otte gange hurtigere end vi skriverDet betyder, at hver gang du sætter dig ned for at skrive en lang e-mail ved hjælp af et tastatur, arbejder du med en brøkdel af din faktiske tanke- og kommunikationshastighed.

Det anslås, at den gennemsnitlige arbejdstager Han bruger omkring 28% af sin dag på at administrere e-mailsHvis en stor del af den tid bruges på at skrive, gennemgå og omskrive, spilder du et betydeligt antal timer, som du kunne dedikere til opgaver med højere værdi.

Når du derimod dikterer en besked, Du taler næsten lige så hurtigt, som du kan læseDette giver dig mulighed for at "dumpe" en e-mail på bare et par minutter, noget der ville tage meget længere tid at skrive i hånden. Og du indfanger også noget, der er meget vanskeligt at gøre med et tastatur: tonenDen blanding af nærhed, hastværk eller følelsesmæssige nuancer, der ofte går tabt i almindelig tekst.

En anden vigtig detalje er, at takket være moderne tale-til-tekst-systemer, Du behøver ikke længere at installere obskure programmer eller betale for dyre licenserMicrosoft integrerer diktering i Outlook og resten af ​​Office, Windows inkluderer talegenkendelse, macOS inkluderer diktering på systemniveau, og som om det ikke var nok, er der dukket specifikke e-mailværktøjer som VoicyMail op, der giver dig den endelige tekst formateret og klar til at blive sendt.

Sådan bruger du diktering i Outlook og Microsoft 365 til at skrive e-mails ved at tale

Inden for Microsoft 365-økosystemet, Outlook indeholder en dikteringsfunktion, der konverterer din stemme til tekst i realtid.Den er kompatibel med den klassiske desktopversion, den nye Outlook og Outlook til Mac, så længe du har en fungerende mikrofon og en stabil internetforbindelse.

Diktering af e-mails i den klassiske version af Outlook (Windows)

For at skrive dine e-mails i den klassiske desktopversion af Outlook er processen meget enkel. Det vigtige er, at Log ind med din Microsoft 365-konto og sørg for, at enheden har en fungerende mikrofon:

1. Opret en ny e-mail eller besvar en eksisterendeÅbn Outlook, og klik på "Ny e-mail" eller "Svar" på den besked, du vil svare på.
2. Klik på beskedens brødtekstDet vil sige i det område, hvor e-mailteksten ville være.
3. Gå til fanen "Besked" og klik på "Diktér"Du vil se en specifik dikteringsknap på båndet.
4. Vent, indtil knappen indikerer, at den lytterDen vil normalt ændre tilstand eller vise en visuel indikator.
5. Han begynder at tale normalt.Teksten vises på skærmen, mens du taler.

Nøglen er, at udover ord, Du kan sige kommandoer for at indsætte tegnsætningstegn og symboler: "komma", "punktum", "spørgsmålstegn", "procent", "@" osv. Outlook vil fortolke disse kommandoer og placere dem, hvor det er passende.

Diktering i Outlook til Mac

På en Mac er ideen stort set den samme; kun knappens placering ændres en smule. Hovedpointen er, at Du skal være logget ind på Microsoft 365 og have en aktiv mikrofon på din Mac. (intern eller ekstern):

1. Åbn en ny e-mail eller besvar en fra Outlook til Mac.
2. På værktøjslinjen, Find knappen "Diktér", og klik på den..
3. Når diktatet er klar, begynder at tale naturligt og du vil se, hvordan e-mailen skriver sig selv.

Opførslen med scoren er lignende: Du kan sige kommandoerne for tegn og specialtegn. (ellipse, kolon, parenteser osv.) og er indsat på den korrekte plads.

Diktering af e-mails i det nye Outlook

Hvis du bruger den nyeste version af Outlook (den samlede "nye Outlook"), fungerer diktering næsten identisk med nogle forbedringer af brugerfladen, men konceptet forbliver det samme: Du vælger beskedens brødtekst, aktiverer Diktering og taler..

1. Opret en ny besked eller besvar en eksisterende.
2. Klik på brødteksten i e-mailen for at angive, hvor teksten skal skrives.
3. Gå til fanen "Besked", og tryk på knappen "Dikter"..
4. Når Outlook angiver, at den lytter, Begynd at diktere din e-mail med fuldstændig normalitet, inklusive egennavne, tal og tegnsætningskommandoer.

Noget interessant er det Microsofts dikteringstjeneste gemmer ikke din lyd eller transskriberet tekst permanent.Stemmen sendes kun til Microsofts servere for at generere tekstresultatet, men gemmes ikke til andre formål, hvilket afhjælper mange bekymringer om privatlivets fred i virksomhedsmiljøer.

Stemmekommandoer til tegnsætning, symboler og formatering på forskellige sprog

Det virkelige produktivitetsspring kommer, når du begynder at mestre Stemmekommandoer til at markere tegnsætning, symboler, linjeskift eller nye afsnitI stedet for at gå tilbage til tastaturet for at skrive et komma eller en ellipser, siger du det højt, og værktøjet skriver det for dig.

Microsoft har en meget omfattende liste over specifikke kommandoer til snesevis af sprog og regionale varianterSpansk, engelsk, fransk, tysk, italiensk, portugisisk, kinesisk, japansk, arabisk, russisk, hebraisk, hindi, koreansk, svensk, dansk, hollandsk, finsk, polsk, rumænsk, tjekkisk, ungarsk, græsk, kroatisk, bulgarsk, slovensk, estisk, litauisk og en lang række andre sprog, foruden mange indiske sprog (gujarati, marathi, tamil, telugu osv.).

Eksempel på kommandoer på spansk

Når du dikterer på spansk, genkender din stemme en god del kommandoer. For eksempel, Du kan sige "punktum", "komma", "spørgsmålstegn", "udråbstegn" eller "førende spørgsmålstegn". så den indsætter de tilsvarende tegn (¿ ? ¡ ! osv.).

Kommandoer kan også udtales som "ny linje", "linjeskift" eller "nyt afsnit" at starte på den næste linje eller åbne en ny tekstblok, noget meget nyttigt til at strukturere lange e-mails uden at røre tastaturet.

Den spanske diktat giver dig også mulighed for at instruere ham i at indsætte kolon, semikolon, anførselstegn, parenteser, parenteser, bindestreg, ellipse eller apostroffer blot ved at sige navnet på skiltet. Det samme gælder symboler som et asterisktegn, en stjerne, et understregningstegn, et og-tegnet (&) eller et gradtegnet.

På et matematisk niveau kan du diktere "procenttegn", "hashtag", "plustegn", "minustegn", "multiplikationstegn", "divisionstegn", "lighedstegn", "plus- eller minustegn", "mindre end tegn" eller "større end tegn"Og kommandoerne for de mest almindelige valutaer genkendes også: dollar, pund sterling, euro og yen.

Tegnsætningskommandoer på andre sprog

Hvis du arbejder i internationale miljøer eller dikterer e-mails på andre sprog, tilbyder systemet kommandoer tilpasset hvert sprogFor eksempel kan du på engelsk sige "punktum", "komma", "spørgsmålstegn", "udråbstegn", "kolon", "semikolon", "åben anførselstegn", "lukke anførselstegn", "åben parentes", "lukke parentes", "hashtag", "plustegn" eller "mindre end tegn" blandt mange andre.

Lignende ting sker på fransk, tysk, italiensk, portugisisk eller hollandsk: der er Nøgleord for hvert tegnsætningstegn, matematisk symbol, valutasymbol eller almindelig emoji (smileys, hjerter osv.). Hvert sprog har sin egen liste over accepterede sætninger, så systemet forstår både formelle varianter og almindelige dagligdags udtryk.

For sprog med forskellige alfabeter (arabisk, russisk, græsk, hebraisk, japansk, kinesisk, koreansk…) tager diktering også højde for specifikke kommandoer til bindestreger, anførselstegn, parenteser, udråbstegn og spørgsmålstegn eller procent- og valutasymbolerDette giver dig mulighed for at skrive formelle, tekniske eller finansielle e-mails på dit modersmål uden at miste nøjagtighed.

Derudover indeholder nogle sprog kommandoer til Indsæt simple emojis med stemmen, såsom det "smilende ansigt", det "triste ansigt" eller "hjerte-emojien", som kan være nyttige i mindre formelle e-mails eller hurtig kommunikation med kolleger.

Understøttede sprog og forhåndsvisningsversioner

Som standard er diktering normalt konfigureret til Engelsk (USA)Men Microsoft har en liste over Fuldt understøttede sprog og andre i forhåndsvisningstilstandDem i forhåndsvisning er måske lidt mindre præcise eller har noget mere begrænsede tegnsætningsfunktioner, men de er stadig fuldt ud brugbare til almindelige e-mails.

Virksomheden fortsætter med at tilføje nye sprog og dialekter gradvistSå selvom du taler et mindre udbredt sprog, er det en god idé med jævne mellemrum at tjekke listen over dikteringssprog, da understøttelse sandsynligvis vil dukke op med tiden.

Konfigurer diktering og privatliv i Outlook

Ud over knappen Diktér tilbyder Outlook en specifik indstillingsmenu, der tilgås fra tandhjulsikonetDerfra kan du justere forskellige parametre for at tilpasse oplevelsen til din arbejdsmetode.

I det panel er et af hovedpunkterne talt sprogDu kan vælge det sprog, du vil diktere på, fra rullelisten, ændre det efter behov og se, hvilke automatiske tegnsætningsindstillinger der er aktiveret for det specifikke sprog.

Det er også vigtigt at gennemgå afsnittet vedr. mikrofonFra selve dikteringsindstillingerne kan du se, hvilken inputenhed der bruges (intern bærbar mikrofon, USB-hovedtelefoner, stationær mikrofon osv.) og ændre den om nødvendigt for at forbedre transskriptionskvaliteten.

En anden interessant indstilling er automatisk scoringHvis dit sprog understøtter det, kan du aktivere eller deaktivere denne indstilling, så systemet kan indsætte punktummer og kommaer mere intelligent baseret på dine talepauser. Dette kan være meget praktisk til hurtige e-mails, selvom du altid manuelt kan rette alt, hvad du ikke er tilfreds med.

Endelig er der en filter til stødende sprog Dette giver dig mulighed for at maskere potentielt følsomme ord med stjerner. Dette er nyttigt, hvis du dikterer højt i delte miljøer, eller hvis du blot vil sikre dig, at ingen problematiske ord vises, som de er i e-mailen.

Med hensyn til privatliv forklarer Microsoft, at Den gemmer ikke permanent lyddata eller tekst genereret fra din stemme.Arbejdsgangen involverer at sende din lyd til cloud-tjenester for at konvertere den til tekst og derefter sende den tilbage til dit dokument eller din e-mail, men uden at gemme den til senere brug. Hvis du vil vide mere, omtaler deres dokumentation "forbundne oplevelser i Office", som beskriver disse typer processer i detaljer.

Aktivér e-mail-diktering på Mac: Brug macOS-diktering

Hvis du foretrækker ikke at bruge Outlooks indbyggede diktering, eller hvis du bruger andre e-mailklienter som Gmail eller Apple Mail, kan du bruge dikteringsfunktionen direkte. indbygget macOS-diktat (Vejledninger til at få mest muligt ud af din Mac), som fungerer i stort set alle tekstfelter i systemet.

Trin 1: Aktivér diktering i macOS

For at konvertere din stemme til tekst på en Mac, skal du først gøre følgende Aktivér dikteringsfunktionen i systemindstillingerneProcessen er som følger, generelt set:

1. Klik på Apple-ikonet (øverst til venstre) og skriv ind på “Systemindstillinger”.
2. Vælg indstillingen "Tastatur" i indstillingsmenuen.
3. Aktivér diktering Fra den relevante fane skal du vælge muligheden for at bruge forbedret diktering, hvis tilgængelig.

Forbedret diktering gør det muligt En del af stemmegenkendelsen fungerer selv offlineog forbedrer sommetider svartiderne, når man skriver meget lange e-mails, eller når man dikterer i lang tid uafbrudt.

Trin 2: Diktér e-mailen i Gmail, Outlook eller Apple Mail

Når systemdiktering er aktiveret, kan du bruge det i enhver e-mail-app: Gmail i browseren, Outlook til Mac eller Apple MailmacOS konfigurerer typisk en genvej som standard bestående af tryk to gange på funktionstasten (Fn) at begynde at diktere.

Når du trykker på den genvej, Alt hvad du siger, vil begynde at blive skrevet på skærmeninklusive kommandoer til tegnsætning ("komma", "punktum", "nyt afsnit" osv.), så du kan skrive meget lange e-mails uden næsten at røre tastaturet.

Aktivér Windows talegenkendelse for at diktere e-mails

I tilfælde af Windows kan du også bruge Operativsystemets egen stemmegenkendelse til diktering af e-mails på enhver platformUanset om det er Gmail i en browser eller Outlook på computeren (se vores Windows-vejledninger og tilgængelighed).

Trin 1: Konfigurer talegenkendelse i Windows

Det første trin er at aktivere og let træne talegenkendelsessystemet. Generelt er arbejdsgangen som følger:

• Åbn Kontrolpanel Windows.
• Indtast sektionen "Nem adgang".
• Klik på "Stemmegenkendelse".
• Vælg indstilling "Start stemmegenkendelse".
• I opsætningsguiden skal du trykke på "Næste" og vælg den type mikrofon, du vil bruge (hovedtelefoner, skrivebordsmikrofon osv.).
• Lav lydtest foreslået af systemet for at kalibrere lydstyrken og klarheden.
• Vælg om du ønsker manuel eller stemmeaktivering (sig en kommando for at aktivere den).
• Bestem om stemmegenkendelse er Den starter automatisk, når du tænder computeren. Eller du starter det selv, når du har brug for det.

Afhængigt af den version af Windows, du bruger, er der små forskelle i skærmbillederne og indstillingerne, så du kan se Microsofts "Hurtigstartguide" for din specifikke udgave af Windows, hvis noget ikke stemmer præcist overens.

Trin 2: Diktér e-mails i enhver klient

Når stemmegenkendelse er aktiveret, kan du diktere tekst i skrivefelterne i Gmail, Outlook eller enhver anden e-mailklient som du bruger på din pc. Der er normalt ikke én genvej til at aktivere den i alle apps, så det nemmeste er at lade genkendelsesværktøjet være aktiveret. åben mens du skriver.

Ligesom på macOS bliver din stemme transskriberet direkte til beskedens brødtekst. respekt for tegnsætning og linjeskiftkommandoer alt efter hvad du bruger. Det er en meget effektiv måde at skrive store e-mails, rapporter eller projektopdateringer uden at skulle skrive alt i hånden.

Løsning af almindelige problemer ved diktering af e-mails

Ligesom alt andet, der er afhængigt af mikrofoner og en internetforbindelse, kan diktering støde på problemer specifikke fejl, der er værd at vide, hvordan man identificererMicrosoft beskriver flere almindelige meddelelser og situationer sammen med anbefalede løsninger.

Fejl med optaget eller utilgængelig mikrofon

Hvis Outlook viser dig en besked som "En anden app bruger mikrofonen"Det er normalt, at du har et andet videoopkalds-, optagelses- eller dikteringsværktøj kørende, der blokerer lydenheden.

I så fald er det nok at Luk eller sæt ethvert program, der bruger mikrofonen, på pause. (Zoom, Teams, en lydoptager, en anden diktering parallelt…) og prøv at aktivere Diktering i Outlook igen.

På andre tidspunkter kan du se meddelelser som "Mikrofonproblem", "Mikrofon ikke fundet" eller "Mikrofonen kan ikke tilgås"Det er værd at tjekke at:

• El Mikrofonen er korrekt tilsluttet. eller, hvis det er internt, at systemet genkender det.
• Windows eller macOS tillad applikationer at få adgang til mikrofonen af kontoret.
• Mikrofonen er ikke til stede. dæmpet af hardware (fysisk kontakt, knap på hovedtelefonerne osv.).

Når diktatet ikke skriver noget eller laver mange fejl

Hvis der ikke vises tekst på skærmen, når du taler, eller hvis der vises tekst på skærmen helt forkerte ord eller manglende dele af sætningenDer er flere punkter at kontrollere:

• Sørg for, at du har en hurtig og stabil internetforbindelseda meget af genkendelsen foregår i skyen.
• Minimér baggrundsstøj så meget som muligtåbne vinduer, lukkede samtaler, støjende ventilatorer osv.
• prøve at formulere sig bedre og tale lidt langsommere og mere bevidstisær i starten, mens systemet "vænner sig til" din stemme.
• Tjek om du Mikrofonen skal have driveropdatering eller hvis du bruger en meget gammel enhed, der ikke opfanger lyd ordentligt.

Hvis du bruger en indbygget mikrofon på en bærbar computer og oplever manglende præcision, er det normalt tilrådeligt at... Prøv at bruge et headset med en mikrofon eller en ekstern USB-mikrofon.Forskellen i kvalitet er meget mærkbar, når du dikterer lange e-mails hver dag.

Diktering af e-mails med specifikke værktøjer: eksemplet med VoicyMail

Ud over de indbyggede funktioner i Microsoft og operativsystemer er der dukket værktøjer op, der specifikt fokuserer på den daglige brug af e-mail. Et af dem er VoicyMail, en Chrome-udvidelse designet til at omdanne talte beskeder til velskrevne e-mails.

Fremgangsmåden er meget enkel: Optag en kort, afslappet stemmebesked ("Hej David, lad os flytte mødet til i morgen klokken 4, jeg har en konflikt"), og forlængelsen genererer automatisk en komplet e-mail med emnelinje, indledende hilsen, sammenhængende hoveddel og professionel afslutning.

Resultatet er, at du kan tale i din naturlige tone uden at bekymre dig om den præcise formulering, og Værktøjet sørger for at konvertere den til en poleret besked, der er klar til afsendelse.Det er især nyttigt til de opdaterings-, introduktions- eller opfølgnings-e-mails, som du skriver igen og igen.

Et andet interessant punkt ved VoiceMail er, at det har en privatlivsindstilling, der registrerer og maskerer følsomme oplysningersåsom e-mails, telefonnumre og andre personlige oplysninger, som du ikke ønsker skal vises direkte i beskedens brødtekst.

I den nuværende fase tilbydes forlængelsen gratis for at indsamle feedback og forbedre produktetDette kan være en god mulighed, hvis du skriver mange e-mails om dagen og ønsker at prøve en anden arbejdsgang uden omkostninger.

Et ekstra tip: send stemmenotater i stedet for lange e-mails

Udover traditionel diktat er der en vane, der vinder frem i visse teams: I stedet for at skrive en meget lang e-mail på fire afsnit, optager de blot en kort stemmebesked og indsætter den i e-mailen eller sender den via Slack eller Teams..

Ideen er, at i mange situationer, En mundtlig opdatering på et minut er tilstrækkelig. og det er lettere at læse end en enorm tekstblok, som din modtager sandsynligvis vil skimme.

Denne fremgangsmåde fungerer især godt til:

• StatusopdateringerChefen eller teamet lytter til lyden og finder ud af alt uden at skulle læse en rapport.
• Komplekse forklaringerDet er lettere at forklare en kompliceret proces verbalt end at skrive tætte instruktioner, som ingen læser.
• Reducer møderMange "hurtige møder" kan erstattes af et par udvekslede stemmenotater.
• At formidle tone og nuancerHastighed, ironi eller empati opfattes bedst ved at lytte til stemmen.

De, der bruger dette system, rapporterer ofte, at De sparer mellem 30 og 45 minutter om dagenOg at folk husker det, der er blevet sagt, bedre, end når de kun modtager skriftlig tekst. Det kan dog være svært i starten. kan virke for uformel i forhold til kulturen i nogle virksomhederMen når holdene først har vænnet sig til det, finder mange det mere humant og effektivt.

I sidste ende giver kombinationen af ​​diktering til at skrive ekstra lange e-mails med præcise stemmenotater og specifikke værktøjer som VoicyMail dig mulighed for at Kommuniker meget hurtigere, med en bedre tone og med mindre fysisk anstrengelse ved tastaturet.Hvis du organiserer dig godt, kan du reducere den tid, du bruger på at skrive e-mails, betydeligt uden at gå på kompromis med klarhed eller professionalisme i dine beskeder.